贵州民族大学人文科技学院档案管理办法

为了加强对学院各类档案的综合管理，有效地保护和利用档案，为教学、科研和各项管理工作服务，为社会服务，根据《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》等文件，结合学院的实际，制定档案管理办法。

学院档案工作是学院建设的重要基础工作之一，是我院教学、科研和党政管理工作的重要组成部分，是维护本院历史真实面貌的重要事业。

第一条  档案材料的形成与归档

一、在全院范围内严格实行部门立卷制度，即由文件材料形成部门按文件材料的项目自然形成规律，加以系统整理、组卷、编排页号或件号，填写卷内目录，按规定时间向学院图书馆移交并办理移交手续。每项工作、活动、每个科研课题完成或告一段落时,有关人员要及时按照要求将有关文件材料加以整理、立卷。

二、全院性、综合性的文件材料由院长办公室或党群办公室负责立卷归档，其余文件材料由材料形成部门负责立卷归档。学院的各科室、各学部要做好档案的收集、整理、立卷、归档工作。学院各科室、各学部应有一位负责人负责本科室、本学部在教学和管理工作中产生形成的档案材料的收集积累、整理、立卷和向学院秘书科、图书馆移交档案等工作。

三、各科室、各学部必须加快档案数字化建设的步伐，各科室、各学部档案负责人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律组卷，同步归档，实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档的管理方法。

四、学院档案是指建院以来，学院在开展教学、科研和学院党政管理等各项工作活动中直接形成的，经过收集、整理，对学院和社会有利用、保存价值的各种不同形式的历史记录材料，包括文字材料、照片、录音带、录像带、光盘、实物等。各种非纸质载体材料必须同时配有文字说明。

第二条  文件材料的归档范围

一、文书档案

二、技术档案

    三、财务档案

四、教学档案

五、思政档案

六、声像档案

  第三条  档案质量要求

一、按照文件材料之间的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分其保存价值分类组卷。

二、卷内文件材料做到齐全、完整、准确和系统。

三、文件材料要分类准确，组卷合理，案卷装订及编目符合要求。

四、案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称。

五、归档的文件材料应格式统一，书绘工整，符合规范和标准的要求。

第四条  档案归档的时间

在每年的12月31日之前，各科室、各学部要将本年度的所有文档、资料，整理归档并列出卷内目录后，移交给秘书科和图书馆。卷内目录一式两份（一份交给图书馆，一份本部门留存），同时卷内目录电子档拷贝一份给图书馆，便于查阅。

第五条  档案移交与接收手续

秘书科、图书馆接收档案时，应根据卷内目录，与移交人共同清点，对重要的、机密以上的案卷，要逐页清点，经查对无误，方可办理签收手续。有个别文档若立卷单位尚需经常查用，可保留复印件以方便使用。

第六条  档案的管理

一、学院各类档案都是学院的重要财富，由学院图书馆集中统一管理，任何部门或个人都不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。

    二、图书馆对接收来的档案要进行分类、编号排列，并编制各类检索工具。要做到帐物相符，排列整齐，便于保管和利用。

三、部门撤销、合并和人员调离时，必须办理档案和文件材料的交接手续，任何人不得私自带走或销毁档案。

四、图书馆要按档案管理的技术要求，做好档案的管理，研究和改进档案保护技术，及时对所有档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向学院领导报告，及时处理。

    第七条  档案的利用与开发

一、图书馆所保存的档案，主要供本院利用。学院各部门或个人，在说明利用档案的目的、范围并办理查阅手续后，均可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录或复制。外部门或个人需要查阅时，应持介绍信并说明利用档案的目方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家、学院秘密，须经院长办公室或党群办公室负责人批准。

二、图书馆须编制必要的检索工具，并积极开展档案的编研工作，更好地为学院教学、科研和党政管理服务。

三、利用档案的部门或个人原则上一律在档案室内查阅，档案确需借出，必须履行借阅手续，遵守借阅制度。

四、要爱护档案，不准私自拆卷、撕页、涂改等。如有损坏依据《中华人民共和国档案法》追究责任。

五、借出的档案必须按期归还，并要妥善保管，如有损坏或丢失，依据《中华人民共和国档案法》追究有关人员的责任。

                           贵州民族大学人文科技学院

                              二○一二年十一月七日